La Seguridad Social notifica ya por vía electrónica bajas e incapacidades

La notificación electrónica pasa a ser desde este 1 de septiembre la vía habitual con la que la Administración de la Seguridad Social se dirige a quienes tramitan una baja médica o un expediente de incapacidad. El cambio lo introduce la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 1 de junio, que fijaba su entrada en vigor a los tres meses. Para las empresas y para los departamentos de personal, el efecto práctico es que los plazos de estos procedimientos empiezan a correr desde que la resolución queda disponible en la sede electrónica, no desde que llega una carta al domicilio.

La incapacidad temporal se suma a los colectivos ya obligados

La orden modifica el artículo 4.1.c) de la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, que regula las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Seguridad Social. Hasta ahora ese apartado obligaba a relacionarse por vía electrónica únicamente a quienes solicitaban o percibían tres prestaciones: nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural. La nueva redacción incorpora las prestaciones de incapacidad temporal y extiende la obligación a las comunicaciones referidas a incapacidad permanente y a lesiones permanentes no incapacitantes.

El razonamiento que recoge el preámbulo es que se trata de un colectivo incorporado al mundo laboral o profesional, en el que está generalizada la tenencia y el uso de dispositivos electrónicos. Las resoluciones, las citaciones para revisiones médicas y los requerimientos de documentación quedan a disposición del interesado en la sede electrónica asociada de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones.

Diez días naturales antes de que la notificación se dé por rechazada

El sistema envía un aviso al dispositivo electrónico que la persona haya facilitado previamente, con el enlace de acceso a la comunicación. Ese aviso tiene carácter meramente informativo: la notificación con efectos jurídicos es la que queda depositada en la sede. La regla general del procedimiento administrativo fija un plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición y, transcurrido ese plazo sin acceder al contenido, la notificación se entiende rechazada y el trámite continúa.

La consecuencia es que los plazos para alegar, aportar documentación o recurrir pueden agotarse sin que el destinatario haya llegado a leer el documento. En los expedientes de incapacidad temporal, una citación a revisión médica no atendida puede derivar en un alta y en la pérdida de la prestación asociada.

El papel no desaparece: cuatro supuestos mantienen la vía postal

La lectura de que la Seguridad Social deja de enviar cartas simplifica lo que dice la norma. El texto reescribe también el artículo 5.2 y conserva cuatro supuestos en los que la Administración puede notificar por medios no electrónicos aunque el destinatario esté obligado: cuando el interesado o su representante comparece de forma espontánea en una oficina de asistencia en materia de registro o en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social y solicita la notificación en ese momento; cuando resulte necesaria la entrega directa por un empleado público para asegurar la eficacia de la actuación; cuando el medio electrónico sea incompatible con la inmediatez que exija el procedimiento; y cuando la entidad gestora no disponga de datos de contacto electrónico para practicar el aviso.

La orden añade además un apartado 5 al artículo 6 para que en los Centros de Atención e Información se pueda prestar asistencia presencial en el uso de los medios electrónicos, de modo que el acceso a la sede lo realice válidamente un funcionario público. El preámbulo recuerda que el certificado digital o la clave permanente se pueden tramitar en cualquier oficina del Instituto Nacional de la Seguridad Social sin necesidad de cita previa.

El ahorro postal y las altas médicas, en la justificación de la medida

El Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones apoya el cambio en dos argumentos económicos. El primero es la reducción de costes: gastos postales y recursos, incluidos los humanos, destinados a emitir documentación física, distribuirla y gestionar las notificaciones infructuosas. El segundo es más específico del ramo: en determinados supuestos la prestación por incapacidad temporal debe mantenerse hasta la fecha en que se notifica la resolución de alta médica o la denegación de la incapacidad permanente, de modo que los retrasos del correo postal derivan en que se siga percibiendo durante días en los que ya no concurren las razones clínicas que lo justificaban.

La orden se dicta al amparo de la competencia exclusiva del Estado en legislación básica de Seguridad Social y se tramitó con audiencia a las organizaciones sindicales y a las asociaciones empresariales más representativas, además de a la Asociación de Mutuas de Accidentes de Trabajo, y de acuerdo con el Consejo de Estado. Para las mutuas y para las áreas de administración de personal, el calendario de los expedientes de incapacidad pasa a depender de un buzón electrónico cuyo plazo corre por sí solo.