Cómo preparar y seguir una factura electrónica dirigida a una administración pública

Facturar a una administración pública exige preparar el documento correcto, dirigirlo a las unidades adecuadas y conservar la prueba de presentación. El trabajo no termina al generar el archivo: debes comprobar su registro, seguir la tramitación y relacionar el pago con la factura.

Un PDF enviado por correo puede servir como copia informativa, pero no sustituye por sí solo la presentación electrónica exigible. Antes de emitir, confirma con el órgano contratante el circuito aplicable a tu contrato.

Comprueba si existe obligación de factura electrónica

La Ley 25/2013 identifica las entidades obligadas a utilizar la factura electrónica en sus relaciones con las administraciones públicas, entre ellas sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada, además de otras categorías.

La norma permite que las administraciones excluyan reglamentariamente determinadas facturas de hasta 5.000 euros. El importe no crea una exención automática para cualquier proveedor y administración. Debes comprobar si existe y cómo se aplica en tu caso.

Tampoco todas las entidades del sector público tienen necesariamente el mismo régimen. Identifica la naturaleza de la entidad destinataria y las instrucciones del contrato.

Si trabajas como persona física, no deduzcas tu situación a partir de la obligación de una sociedad. Revisa el régimen aplicable, la relación electrónica exigible y el canal de presentación admitido.

Pide los datos de destino antes de preparar el archivo

El nombre comercial del organismo no basta para dirigir una factura. Necesitas los datos fiscales del destinatario y la identificación de las unidades que intervendrán en la tramitación.

El portal oficial Facturae explica que deben identificarse la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. La administración debe facilitar la información necesaria.

Dato	Para qué sirve	Cómo comprobarlo
Destinatario fiscal	Identifica a la entidad facturada.	Contrasta nombre, NIF y domicilio.
Oficina contable	Dirige la factura al ámbito contable correspondiente.	Confirma el código DIR3 facilitado.
Órgano gestor	Identifica al órgano de gestión.	Utiliza el código del contrato concreto.
Unidad tramitadora	Permite encaminar su tramitación.	Comprueba la relación válida entre unidades.
Expediente o pedido	Vincula la factura con el encargo.	Reproduce la referencia comunicada.

No copies sin revisar los códigos de una factura anterior. Una reorganización administrativa o un contrato gestionado por otra unidad puede cambiar el destino.

Guarda las instrucciones recibidas con el expediente comercial. Si hay una discrepancia posterior, podrás comprobar qué información se utilizó al emitir.

Prepara el contenido y los anexos

La factura debe describir los bienes o servicios realmente prestados y reunir los requisitos ordinarios de facturación, además de los propios del circuito administrativo.

Relaciona las líneas con el contrato: periodo, unidades, precios, descuentos y certificaciones o entregas que correspondan. Una referencia de expediente no sustituye una descripción suficiente.

• Número y serie de la factura.
• Fecha de expedición y de operación cuando proceda.
• Emisor y destinatario correctos.
• Descripción y desglose de importes.
• Tratamiento fiscal aplicable.
• Referencia contractual y unidades administrativas.
• Datos de pago e información adicional exigible.

Comprueba si la administración necesita que el proveedor o su cuenta estén dados de alta en un procedimiento separado. Incluir una cuenta en el archivo no acredita por sí solo que ese trámite se haya completado.

Adjunta únicamente lo necesario: albaranes, partes, certificaciones u otros documentos requeridos. Revisa formato, tamaño y contenido admitidos por el punto de entrada. Evita incorporar datos personales que no sean pertinentes.

Genera un formato válido y comprueba la firma

El artículo 5 de la Ley 25/2013 regula el formato estructurado y la firma de las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones, con las condiciones y alternativas que contempla la norma.

Un archivo estructurado contiene datos que el sistema puede interpretar. Cambiar la extensión de un PDF o adjuntarlo a un correo no lo transforma en ese formato.

Comprueba la versión admitida por el punto de entrada. El portal oficial publica los esquemas y versiones de Facturae; evita basarte únicamente en un manual antiguo del programa.

1. Valida la estructura del archivo.

2. Revisa los datos fiscales y administrativos.

3. Comprueba bases, cuotas y total.

4. Verifica la firma y el certificado o mecanismo aplicable.

5. Contrasta la representación legible con los datos del archivo.

La validación técnica no demuestra que el servicio esté conforme con el contrato. Son revisiones distintas: un archivo puede ser técnicamente correcto y contener un destinatario o importe equivocado.

Presenta en el punto de entrada correspondiente

Confirma qué punto general utiliza la administración destinataria. Cuando corresponda FACe, acude al portal de proveedores de FACe y a sus instrucciones vigentes.

La presentación puede hacerse mediante el portal o a través de una integración admitida. En ambos casos, debes verificar el resultado real del envío.

Conserva el archivo presentado y el justificante con número de registro, fecha y datos identificativos. Una pantalla de «enviando» o una tarea marcada como ejecutada en tu programa no equivalen a una presentación acreditada.

Si la conexión se interrumpe, consulta primero si existe registro. Reenviar de inmediato con otro número puede crear duplicidades y dificultar la tramitación.

La Ley 25/2013 establece la presentación en el registro en el plazo de treinta días desde la entrega efectiva o prestación del servicio, en sus términos. Ese plazo no sustituye las reglas de expedición de la factura ni autoriza a ignorar las instrucciones contractuales aplicables.

Sigue la tramitación sin confundir estados

Registro, conformidad, reconocimiento de la obligación y pago describen fases diferentes. Las etiquetas concretas dependen del sistema, pero conviene traducirlas a una acción de seguimiento.

• Presentación acreditada: guarda la referencia y comprueba el destino.
• En tramitación: sigue el expediente y las posibles solicitudes.
• Incidencia o rechazo: lee la causa antes de modificar documentos.
• Obligación reconocida: continúa el control hasta el pago efectivo.
• Pago comunicado: concilia el ingreso y su aplicación a la factura.

Registra la fecha de cada cambio y la persona o unidad con la que se ha contactado. Evita depender exclusivamente de avisos por correo que puedan perderse.

Si varias facturas se abonan mediante una sola transferencia, reparte el cobro según el detalle. No marques todas como pagadas solo porque ha llegado un ingreso del organismo.

Resuelve los rechazos según su causa

Un error de firma, un código de destino incorrecto y una discrepancia sobre el trabajo realizado requieren actuaciones distintas. Conserva el mensaje completo de rechazo y consulta el procedimiento de subsanación.

Si el problema afecta al contenido de una factura ya emitida, revisa la rectificación que corresponda conforme al Reglamento de facturación. No borres el original ni cambies su importe silenciosamente.

Solicitar la anulación en un portal tampoco equivale automáticamente a que se haya aceptado. Comprueba la resolución y coordina el tratamiento administrativo con el documental y fiscal.

Ejemplo hipotético: presentas una factura de 1.210 euros por un servicio correcto, pero la unidad de destino es equivocada. Primero confirma el estado y las instrucciones para corregir el encaminamiento. Emitir otra venta de 1.210 euros sin resolver la anterior no arregla el problema y puede duplicar tu facturación.

Controla el plazo de pago con las fechas adecuadas

El artículo 198 de la Ley de Contratos del Sector Público regula el pago y las consecuencias de la demora. Con carácter general, vincula el pago a los treinta días siguientes a la aprobación de certificaciones o documentos de conformidad, con las salvedades legales.

También regula el plazo de aprobación y la importancia de presentar la factura correctamente y a tiempo para el cómputo de intereses. No conviertas «treinta días» en una promesa universal desde que envías un correo.

Mantén juntas las fechas de entrega, presentación, conformidad y pago. Si aparece demora, esa secuencia permite consultar o reclamar con una base documental, sin inventar el inicio del plazo.