Cómo configurar y emitir una factura para un cliente extranjero

Para facturar a un cliente extranjero debes identificar al destinatario, clasificar la operación y determinar dónde tributa antes de elegir el impuesto en el programa. El país de la dirección o la moneda del pago, por sí solos, no permiten decidir si corresponde repercutir IVA español.

Esta guía se centra en un negocio establecido en la Península o Baleares. Si operas desde otro territorio, interviene un establecimiento en otro país o aplicas un régimen especial, necesitas adaptar el análisis a esa situación.

Recoge los datos que realmente cambian el tratamiento

Empieza por una ficha del cliente y otra de la operación. Un mismo cliente puede recibir servicios para establecimientos diferentes o comprar bienes que se entregan en distintos países.

• Nombre o razón social y domicilio del destinatario.
• Identificación fiscal y NIF-IVA, cuando corresponda.
• Condición en la que compra: empresario actuando como tal o consumidor.
• Sede o establecimiento que recibe el servicio.
• Bienes o servicios concretos que se venden.
• Lugar de salida y llegada de los bienes, si hay transporte.
• Fechas de operación, anticipos y expedición.
• Moneda, precio, vencimiento y canal de entrega de la factura.

No uses como destinatario a quien simplemente realiza el pago. Una entidad del mismo grupo, un intermediario o una plataforma de cobro no se convierten automáticamente en el cliente de la operación.

Canarias, Ceuta y Melilla requieren atención específica: no forman parte del territorio de aplicación del IVA español peninsular y balear. La nacionalidad del comprador tampoco define por sí sola la tributación.

Separa bienes y servicios antes de aplicar una regla

La Ley del IVA distingue las reglas de localización de las entregas de bienes y de las prestaciones de servicios. Clasificar todo como «venta internacional» oculta diferencias importantes.

Situación	Qué debes analizar	Error que conviene evitar
Servicio a una empresa	Condición del cliente, establecimiento destinatario y posibles reglas especiales.	Quitar el IVA solo por una dirección extranjera.
Servicio a un particular	Regla general y excepciones según servicio y destino.	Aplicar automáticamente la regla entre empresas.
Bienes a otra empresa de la UE	Transporte, identificación y requisitos de exención.	Tratar cualquier venta europea como exenta.
Bienes a consumidores de la UE	Reglas de ventas a distancia y régimen aplicable.	Confundirlas con entregas intracomunitarias exentas.
Bienes fuera de la UE	Exportación y acreditación de la salida, cuando corresponda.	Considerar suficiente el domicilio extranjero.

La tabla orienta la comprobación; no sustituye el análisis de operaciones especiales, cadenas de ventas, instalaciones, intermediación o regímenes particulares.

Comprueba la localización de los servicios

Como regla general, los servicios entre empresarios se localizan donde se encuentra la sede o establecimiento destinatario. En servicios a consumidores, la regla general atiende al establecimiento del prestador. Ambas reglas tienen excepciones.

Los artículos 69 y 70 de la Ley del IVA contienen las reglas generales y especiales. Entre las situaciones que requieren revisar su propia regla están los servicios relacionados con inmuebles, determinados eventos, transportes, servicios electrónicos y ciertos servicios a particulares fuera de la Unión Europea.

Enviar el resultado de un trabajo por correo electrónico no basta para clasificarlo como servicio electrónico a efectos fiscales. Debes atender a la naturaleza de la prestación.

Si se trata de un servicio general de consultoría a una empresa alemana para su sede alemana, sin una regla especial aplicable, normalmente no se repercute IVA español por su localización. Si procede la inversión del sujeto pasivo en destino, debe reflejarse la mención correspondiente.

En cambio, un servicio directamente vinculado a un inmueble situado en España requiere revisar la regla del inmueble, aunque el cliente sea la misma empresa alemana. La ficha fiscal del cliente no debería imponer una respuesta única a ambas operaciones.

Verifica el NIF-IVA y conserva la consulta

La Agencia Tributaria explica la identificación mediante ROI, NIF-IVA y VIES para las operaciones intracomunitarias. Comprueba también tus propias obligaciones de identificación antes de empezar a operar.

Guarda el número consultado, la fecha y la respuesta obtenida. Si el resultado no es válido, revisa errores de transcripción, país, identificación comunicada y situación del cliente; no fuerces el programa para que acepte una exención sin fundamento.

La consulta no demuestra por sí sola que una mercancía haya viajado a otro Estado miembro, ni determina la naturaleza del servicio. Forma parte de la documentación, junto con el resto de evidencias relevantes.

Para clientes de fuera de la Unión Europea, documenta su condición y datos mediante medios adecuados al caso. VIES no es un registro universal de empresas de todos los países.

Distingue exención, no sujeción e inversión del sujeto pasivo

Estas situaciones pueden producir una factura sin IVA español repercutido, pero su fundamento y registro son diferentes. No las reduzcas a una casilla genérica de «IVA 0 %».

• Exención: una operación sujeta recibe el tratamiento previsto por una exención aplicable.
• No sujeción por localización: la operación queda fuera del ámbito territorial del IVA español.
• Inversión del sujeto pasivo: la obligación de declarar el impuesto corresponde al destinatario en los supuestos previstos.

En una entrega de bienes desde España a otra empresa de la UE, el artículo 25 regula la exención y sus requisitos, entre ellos la identificación comunicada por el adquirente y la declaración recapitulativa en las condiciones aplicables. Debe existir además el transporte correspondiente.

En una exportación, revisa el supuesto de exención y la documentación de salida. No apliques a una prestación de servicios, por analogía, la exención destinada a exportaciones de bienes.

Configura el documento sin perder los requisitos ordinarios

Una factura internacional sigue necesitando los datos exigibles: número y serie, fechas, emisor y destinatario, descripción, importes y tratamiento fiscal, entre otros.

El Reglamento de facturación regula su contenido y las menciones específicas. Si la operación está exenta, incorpora la referencia normativa o indicación que corresponda; cuando el destinatario sea el sujeto pasivo, incluye la mención «inversión del sujeto pasivo».

Para una operación no sujeta por localización, deja explicado el fundamento adecuado. El texto debe coincidir con el código fiscal del sistema y con la forma en que se declarará la operación.

Antes de emitir, revisa estos campos en una vista previa:

1. Destinatario y establecimiento correctos.

2. Identificación fiscal sin sustituirla por un dato inventado.

3. Descripción que permita reconocer el servicio o los bienes.

4. Fecha de operación distinta de la expedición, si procede.

5. Base, impuesto y total coherentes.

6. Moneda y menciones fiscales.

7. Referencia del pedido o contrato solicitada por el cliente.

Elige idioma y moneda con reglas claras

El artículo 12 del Reglamento permite expedir facturas en cualquier lengua. La Administración puede exigir una traducción en los supuestos previstos. Una versión bilingüe puede facilitar la gestión, siempre que no cree dos documentos contradictorios.

Los importes pueden expresarse en otra moneda, pero el IVA que se repercuta debe figurar en euros, utilizando el tipo de cambio legalmente previsto. Diferencia ese cálculo del cambio que aplicará el banco al cobrar.

Acuerda además en qué moneda se extingue la deuda y cómo se tratan las comisiones de cobro. Si el precio se pactó en dólares, mostrar una equivalencia informativa en euros no modifica por sí solo la moneda contractual.

No utilices únicamente símbolos ambiguos. Identifica la divisa y deja claro si los importes son base, impuesto o total.

Prueba tres casos antes de automatizar

Un negocio que factura al exterior necesita comprobar sus operaciones reales, no solo que el documento se vea bien.

• Servicio general a una empresa de otro Estado miembro: verifica condición empresarial, sede destinataria, localización y obligaciones intracomunitarias.
• Mercancía enviada a una empresa europea: revisa identificación, transporte, exención y documentación de la entrega.
• Venta a un consumidor extranjero: analiza la regla propia del bien o servicio, sin heredar la configuración del cliente empresarial.

Si vendes a distancia a consumidores, estudia también los regímenes de ventanilla única cuando resulten aplicables. Su existencia no significa que todas las operaciones internacionales deban registrarse igual.

Relaciona la factura con el contrato, las comprobaciones fiscales, la entrega y el cobro. Revisa por separado las declaraciones que procedan: emitir un documento correcto no equivale a haber completado las obligaciones informativas o tributarias.