Cómo gestionar facturas en distintas monedas y registrar sus cobros

Una factura en moneda extranjera debe conservar el importe original y permitir explicar su equivalencia contable, el dinero recibido y las diferencias de cambio. Si solo guardas el ingreso final en euros, pierdes información necesaria para saber si el cliente ha pagado toda la deuda.

La moneda de la factura, la del cobro y la utilizada en contabilidad pueden ser distintas. Antes de operar, define qué significa cada importe y qué tipo de cambio se utiliza en cada momento.

Identifica las monedas sin depender del símbolo

Utiliza una identificación inequívoca, como EUR para euros o USD para dólares estadounidenses. El símbolo del dólar, por sí solo, puede resultar ambiguo.

La moneda contractual determina en qué unidad está fijada la deuda. La moneda de la cuenta receptora indica qué saldo llega al banco. La moneda funcional es un concepto contable: el Plan General de Contabilidad la vincula al entorno económico principal y presume, salvo prueba en contrario, que es el euro para empresas domiciliadas en España.

En esta guía, los ejemplos utilizan el euro como moneda funcional. Son casos hipotéticos, con cambios inventados para explicar el cálculo; no representan cotizaciones actuales.

Importe	Qué representa	Qué debes guardar
Factura original	La deuda en la moneda pactada.	Divisa, base, impuestos y total.
Valor contable	Su registro en la moneda funcional.	Fecha, cambio y criterio aplicado.
Cobro	El pago recibido y su aplicación a la deuda.	Divisa, referencia y fecha.
Conversión bancaria	El cambio realizado por el servicio de pago.	Importes antes y después de convertir.
Comisión	Un coste separado del movimiento.	Concepto y justificante.

Acuerda cómo se paga y quién asume los costes

Antes de emitir, aclara si el cliente debe entregar una cantidad fija en la moneda de factura o puede pagar su equivalente en otra. En este segundo caso, define la fuente, fecha y regla de conversión acordadas.

Una equivalencia orientativa impresa en el documento no debería convertirse accidentalmente en una segunda opción de precio. Identifica su carácter informativo si no determina la deuda.

• Moneda en la que se fija el precio.
• Cuenta y moneda admitidas para el cobro.
• Regla aplicable si se acepta otra divisa.
• Distribución válida de comisiones y gastos.
• Vencimiento y referencia que debe acompañar al pago.
• Tratamiento de cobros parciales y devoluciones.

Comprueba las condiciones del servicio de pago. El coste puede incluir una comisión explícita y un margen incorporado al cambio, pero no debes inventar un desglose que el justificante no permite demostrar.

Separa el tipo de cambio fiscal del contable y del bancario

No existe una única casilla de «cambio» que resuelva todas las finalidades. La fecha de expedición, el devengo del impuesto, el reconocimiento contable y el cobro pueden no coincidir.

La Agencia Tributaria señala que, para la base imponible de una operación en moneda extranjera, se utiliza el tipo de cambio vendedor fijado por el Banco de España vigente en el momento del devengo.

Por su parte, la norma de moneda extranjera del Plan General de Contabilidad establece la conversión inicial al cambio de contado de la fecha de la transacción. Admite un cambio medio de un periodo de, como máximo, un mes si se cumplen sus condiciones y no hay variaciones significativas.

El banco puede aplicar otro cambio al convertir el cobro. Ese resultado no obliga a rehacer retrospectivamente la factura para que su valor inicial coincida con el ingreso final.

Conserva la referencia utilizada y cómo se expresa: 1 USD = 0,92 EUR no significa lo mismo que 1 EUR = 0,92 USD. Invertir la relación es un error de cálculo, no una diferencia normal de mercado.

Emite la factura manteniendo el IVA en euros cuando corresponda

El artículo 12 del Reglamento de facturación permite expresar los importes en cualquier moneda, pero exige que el impuesto repercutido figure en euros, con el cambio previsto legalmente.

Supongamos una operación hipotética sujeta a IVA español del 21 %, con una base de 1.000 USD y un cambio fiscal aplicable de 1 USD = 0,92 EUR:

• Base convertida: 1.000 × 0,92 = 920 euros.
• IVA: 920 × 21 % = 193,20 euros.
• Si el precio total se expresa también en dólares bajo esas condiciones: 1.210 USD.

La cuota de IVA en euros debe quedar identificada. No basta con mostrar únicamente 210 USD de impuesto.

Este ejemplo presupone que corresponde repercutir ese IVA. Facturar en dólares no determina la localización ni la exención de una operación; ese análisis se realiza antes de calcular la conversión.

Registra el cobro sin confundir cambio y comisión

En otro ejemplo, existe un crédito de 1.000 USD registrado por 920 euros. Para aislar el cálculo, no hay impuestos ni otros conceptos. El cliente paga los 1.000 USD completos y el cambio al liquidar produce 950 euros antes de una comisión documentada de 10 euros.

Concepto	Cálculo	Resultado
Valor inicial del crédito	1.000 × 0,92.	920 euros.
Cobro convertido	1.000 × 0,95.	950 euros.
Diferencia de cambio	950 − 920.	30 euros positivos.
Comisión separada	Coste documentado.	10 euros.
Ingreso neto bancario	950 − 10.	940 euros.

Si contabilizas solo 940 euros frente a 920, verás una diferencia neta de 20 euros, pero habrás mezclado una ganancia de cambio de 30 con un coste de 10.

El crédito en dólares queda cancelado porque se han aplicado los 1.000 USD debidos. Si el pago recibido fuera inferior, deberías revisar si queda saldo pendiente o si existe un ajuste válido, según lo pactado y la documentación.

Controla los pagos parciales en la moneda original

La deuda pendiente debe poder consultarse en su divisa. No la calcules restando sin más un cobro en euros de una factura en dólares.

Imagina, de forma independiente, una deuda de 1.000 USD registrada inicialmente por 920 euros. Se cobran 400 USD a un cambio de 0,94 EUR por dólar, sin comisión ni valoración intermedia.

• Parte del crédito cancelada: 400 × 0,92 = 368 euros.
• Cobro recibido: 400 × 0,94 = 376 euros.
• Diferencia de cambio de esa parte: 8 euros positivos.
• Deuda restante: 600 USD, con un valor previo a posteriores ajustes de 552 euros.

El siguiente cobro tendrá su propia fecha y conversión. Si entre ambos existe un cierre contable con valoración del saldo, el cálculo posterior deberá partir del valor contable actualizado, no ignorarlo.

Revisa los saldos abiertos al cierre

La norma de moneda extranjera del Plan General de Contabilidad exige valorar las partidas monetarias al cambio de cierre y reconocer, con las reglas aplicables, las diferencias resultantes.

Un crédito comercial pendiente es distinto de un anticipo no monetario. No apliques indiscriminadamente la misma revaloración a todos los elementos que contienen una divisa.

Prepara un listado por moneda con factura, importe original, cobros aplicados, saldo en divisa y valor contable. Permite detectar facturas marcadas como pagadas que siguen mostrando saldo o importes antiguos sin documentación.

Si conservas el cobro en una cuenta en dólares, haber cancelado la deuda del cliente no elimina la exposición al cambio del saldo bancario que mantienes. Son partidas diferentes.

Gestiona devoluciones y diferencias con trazabilidad

Una devolución comercial puede requerir una factura rectificativa y un reembolso. La variación del cambio entre la venta y la devolución no debe ocultarse alterando el precio histórico.

Comprueba qué importe corresponde devolver en la moneda pactada, qué cambio resulta aplicable a cada finalidad y qué comisión se ha cobrado realmente. La corrección fiscal no se resuelve necesariamente utilizando el cambio bancario del día del reembolso.

Antes de cerrar cada periodo, revisa:

• Cobros sin asignar a una factura.
• Monedas o cambios introducidos al revés.
• Comisiones tratadas como descuentos comerciales.
• Saldos en divisa cancelados solo en apariencia.
• Conversiones sin justificante.
• Diferencias registradas dos veces por la importación bancaria.

Relaciona factura, movimiento, conversión y ajuste mediante referencias. Así podrás explicar una diferencia sin reconstruir toda la operación a partir de correos y extractos.