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Antes de mandar un correo, pon en práctica la regla de 3

enviar un correo

La primera impresión puede que no sea la que cuenta, pero seguro que sí que influye mucho.

En el mundo de los negocios hay ciertos aspectos de la comunicación a los que no se les da demasiado importancia y, este descuido, puede provocar un rechazo que se podría haber evitado con un mínimo esfuerzo.

Hay varias formas de comunicar. Hoy nos vamos a fijar en una de ellas que, en nuestra vida profesional, todos usamos en algún momento: el correo electrónico -aunque podemos extrapolarlo a los mensajes de WhatsApp, a una respuesta por redes sociales, etc.-.

María Oriza, directora de Comunicación en Spain Business School nos recomienda seguir 3 pasos para conseguir una comunicación eficaz con los correos electrónicos. Al principio te va a llevar tiempo, pero, con la práctica, verás que obtienes buenos resultados y lo harás ya casi sin prestarle atención.

Antes, durante y después de enviar un correo presta atención:

  • a lo que quieres transmitir
  • a lo que estás escribiendo
  • a lo que realmente has escrito.

Sí. Es cierto que te va a llevar tiempo y que habrá muchos mensajes que los redactaras varias veces hasta que te quedes conforme con lo que has escrito, pero cuando compruebes los resultados te vas a dar cuenta de que no ha sido ninguna pérdida de tiempo.

Antes de comenzar a escribir tienes que realizar un planteamiento mental de lo que quieres decir. En este paso es importantísimo, en el caso de que sea responder a un mensaje, que antes lo hayas leído correctamente (es decir, aunque sea un texto escrito, lo importante es que hayas “escuchado” a tu emisor).

Luego coge papel y boli y plasma esa idea en palabras. Si es un texto largo, no es necesario que hagas un borrador completo, pero sí que en un esquema o en un guion pongas los puntos principales y el orden que ocuparán.

Durante la escritura concéntrate en hacer un texto sencillo y conciso. Las frases súper elaboradas y con palabras rebuscadas son más difíciles de comprender y, además, más aburrida su lectura. Lo importante es que consigamos el objetivo propuesto, así que no dificultemos las cosas al lector.

Antes de darle a enviar, lee el texto. ¿Has puesto lo que querías decir? ¿Lo pones de forma clara? ¿Tu lector lo va a entender? Este es el momento de rectificar.

Si lo consideras necesario, para que quede más claro, cambia lo que necesites.

No te olvides de que el lenguaje escrito es más frío que el verbal y que la interpretación que damos como lectores no solo depende de quien escribe el texto, sino que también influye el estado de ánimo de la persona que lo lee.

Dominar la comunicación escrita es fundamental para las empresas. Practicar antes, durante y después sobre un texto que vamos a enviar a un cliente, a un colega, a nuestro jefe, a un inversor, al proveedor…, aunque te lleve tiempo, te va a ayudar a que tu comunicación sea más asertiva.