Qué datos revisar antes de emitir una factura a un cliente

Antes de emitir una factura, comprueba que identifica la operación real, contiene los datos exigibles y calcula correctamente el importe a pagar. La revisión debe hacerse sobre el documento que se enviará, no solo sobre la ficha del cliente o el presupuesto del que procede.

Un sistema puede completar muchos campos automáticamente y arrastrar también errores antiguos. Revisar unas pocas preguntas en orden permite detectar destinatarios equivocados, anticipos duplicados, impuestos mal configurados y fechas que no reflejan lo ocurrido.

Confirma qué tipo de factura corresponde

Primero distingue si vas a emitir una factura completa, una simplificada o una rectificativa. No basta con escoger la plantilla más breve. El Reglamento de facturación regula sus supuestos y contenido, especialmente en los artículos 4, 6, 7 y 15.

Esta guía se centra en la revisión ordinaria de una factura completa. Las operaciones internacionales, los regímenes especiales, la facturación por el destinatario y otros supuestos pueden necesitar menciones o controles adicionales.

Comprueba también que el documento sigue siendo un borrador. Si ya fue expedido, modificarlo como si nunca hubiera existido puede ser incorrecto; hay que seguir el procedimiento de corrección que corresponda.

Revisa emisor y destinatario con sus datos reales

El nombre comercial de un negocio puede no coincidir con su nombre fiscal. Verifica nombre y apellidos o denominación social, identificación fiscal y domicilio conforme a los requisitos aplicables. No factures a la persona de contacto solo porque su nombre aparece en el correo del pedido.

Compara el destinatario con el contrato o encargo. Si te solicitan cambiarlo a otra persona o entidad, aclara la razón y quién realizó realmente la operación. Que un tercero vaya a pagar no convierte automáticamente a ese tercero en el destinatario fiscal.

En clientes extranjeros, conserva el país y el identificador adecuado. Evita inventar un NIF español para superar una validación del programa. La AEAT dispone de un servicio de comprobación censal de NIF para los supuestos que contempla, útil para depurar errores de identificación.

Comprueba número, serie y fechas

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Verifica que la factura no reutiliza un número y que se ha elegido la serie adecuada, especialmente cuando conviven documentos ordinarios, simplificados y rectificativos.

• Fecha de expedición: cuándo se emite la factura.
• Fecha de operación: cuándo se realizó la operación o se recibió el anticipo, cuando deba constar por ser distinta.
• Vencimiento: cuándo corresponde pagar según las condiciones aplicables.

No ajustes la fecha para que encaje artificialmente en un periodo ya cerrado. Si detectas una operación omitida o una factura tardía, analiza cómo documentarla y declarar sus efectos correctamente. El error no se resuelve aparentando otra cronología.

Revisa los plazos de expedición del artículo 11. La fecha de cobro prevista y el calendario administrativo del cliente no sustituyen esas reglas.

Describe lo vendido y comprueba sus cantidades

La factura debe permitir entender qué se ha entregado o prestado. Una descripción como «trabajos realizados» puede ser insuficiente si no aporta los datos necesarios para identificar y valorar la operación.

Contrasta unidades, horas o periodos con el albarán, parte de trabajo o evidencia correspondiente. Si hay una referencia de proyecto o pedido, comprueba que pertenece a esta operación. Evita copiar la referencia de una factura anterior del mismo cliente.

Para una entrega parcial, identifica la parte facturada y lo que sigue pendiente en tu control interno. Para una cuota periódica, revisa el periodo: duplicar un mes es un error que puede pasar inadvertido aunque el precio y el impuesto sean correctos.

Recalcula precio, descuentos y base imponible

Comprueba el precio acordado, no solo la tarifa actual del catálogo. Una actualización posterior no cambia automáticamente una oferta ya aceptada. Revisa también si el descuento se aplica por línea o al conjunto y si ya estaba incluido en el precio unitario.

La Ley del IVA, en sus artículos 78 y 79, regula la base imponible. No todos los conceptos que se añaden o descuentan se tratan igual. Gastos repercutidos, suplidos, indemnizaciones o devoluciones requieren analizar su naturaleza.

Si hay un anticipo facturado, confirma cómo se aplica a la operación final. Debe evitarse volver a facturar íntegramente una base y una cuota ya documentadas sin reflejar correctamente su compensación.

Verifica impuestos, retenciones y menciones especiales

No apliques automáticamente el mismo impuesto a todos los clientes. El tratamiento depende de la operación, su localización, el destinatario y las reglas pertinentes. Una exención, una operación no sujeta y una inversión del sujeto pasivo no son situaciones intercambiables.

Cuando corresponda una mención específica, comprueba que aparece en el documento. El artículo 6 del Reglamento contempla, entre otras, las relativas a exención, inversión del sujeto pasivo, facturación por el destinatario y determinados regímenes especiales.

La retención también debe revisarse por separado. El Reglamento del IRPF regula las retenciones de actividades económicas. No todas las facturas de un autónomo llevan retención ni se aplica siempre el mismo tipo. Importan la naturaleza del rendimiento, el pagador y las circunstancias previstas legalmente.

Si utilizas un sistema sujeto a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, revisa el contenido adicional que corresponda, incluido el QR o su representación en los casos regulados. La leyenda VERI*FACTU está vinculada a la modalidad prevista; no debe añadirse como un distintivo comercial sin comprobar su fundamento.

Ejemplo de comprobación del total a pagar

Imagina una factura hipotética por dos servicios a 500 euros cada uno, con un descuento acordado de 100 euros sobre el conjunto. Suponemos que la operación está sujeta al 21 % de IVA y que, por las circunstancias del profesional y del pagador, corresponde una retención del 15 %.

Concepto	Cálculo	Importe
Servicios	2 × 500 euros	1.000 euros
Descuento	Importe acordado	−100 euros
Base	1.000 − 100	900 euros
IVA	900 × 21 %	189 euros
Retención	900 × 15 %	−135 euros
A pagar	900 + 189 − 135	954 euros

La retención no reduce el precio del servicio a 765 euros ni el IVA a una cantidad calculada sobre esa cifra. En este supuesto, la base sigue siendo 900 euros. El importe que se transfiere al profesional es distinto de la suma de base e IVA porque el pagador retiene la cantidad correspondiente.

Si no procediera retención, manteniendo las demás hipótesis, el importe a pagar sería 1.089 euros. El ejemplo muestra por qué no conviene copiar una configuración fiscal de otro cliente sin verificarla.

Revisa las instrucciones de pago y el destinatario del envío

Confirma que el vencimiento coincide con lo acordado y que la cuenta o medio de pago pertenece al circuito autorizado. Si se ha cambiado una cuenta, verifica la modificación antes de enviar el documento. Un total correcto no evita un cobro desviado a una cuenta equivocada.

Comprueba el correo o canal de entrega y los anexos necesarios. No envíes por error el presupuesto interno con costes o documentación de otro cliente. La factura debe llegar al destinatario adecuado sin exponer información ajena.

Una vez enviada, conserva el documento emitido y su relación con la operación. Un fallo de entrega exige reenviar o resolver la incidencia; no generar otra venta con un número nuevo por el mismo hecho.

Lista final antes de pulsar emitir

El documento corresponde al tipo de factura y a la operación real.

Emisor y destinatario están correctamente identificados.

Número, serie y fechas son coherentes y no están duplicados.

Descripción, unidades y precios coinciden con lo ejecutado y acordado.

Descuentos y anticipos se han aplicado una sola vez.

Base, impuestos, retenciones y total están recalculados.

Las menciones específicas y requisitos del sistema son los aplicables.

Vencimiento, medio de pago y canal de envío están comprobados.

Si una respuesta no está clara, resuelve ese punto antes de emitir cuando sea posible, sin incumplir los plazos legales. La lista sirve para identificar una duda concreta, no para posponer indefinidamente la facturación.