Gastos de uso personal y profesional: qué información necesita tu gestoría

Cuando un gasto tiene uso personal y profesional, tu gestoría necesita conocer el bien o servicio, su utilización real, las fechas y la documentación que lo acredita. Un porcentaje que parezca razonable no basta: primero hay que comprobar si la norma permite la deducción parcial y cómo se calcula en cada impuesto.

La vivienda, un vehículo y una línea de teléfono no siguen necesariamente la misma regla. Esta guía se dirige a autónomos en estimación directa del régimen común español y explica qué datos preparar sin convertir cualquier consumo compartido en gasto deducible.

Describe el uso antes de proponer un porcentaje

«Lo utilizo para trabajar» deja preguntas abiertas. Indica quién lo usa, dónde, para qué tareas, durante qué periodos y si existe utilización privada. Añade si el uso profesional es exclusivo en una parte físicamente separable o se alterna sobre el mismo bien.

Los criterios de afectación en IRPF distinguen bienes necesarios, utilización privada accesoria y posibilidad de afectación parcial de elementos divisibles. Esa regulación no autoriza un reparto general por horas para cualquier compra.

La gestoría puede necesitar descartar una deducción aunque exista cierta utilidad profesional. Por eso conviene comunicar la situación completa antes de contabilizar, no entregar solo el porcentaje que deseas aplicar.

Una ficha breve evita interpretaciones equivocadas

Dato	Qué incluir	Para qué sirve
Identificación	Bien, servicio, titular y factura	Relacionar la operación con el contribuyente
Uso	Tareas profesionales y usos privados	Analizar la afectación real
Periodo	Inicio, cambios y final del uso	Evitar porcentajes permanentes sin revisión
Medición	Superficie, consumos u otros datos pertinentes	Respaldar un criterio cuando sea admisible
Tratamiento previo	Cómo se declaró y qué cambió	Valorar ajustes y coherencia entre periodos

Esta ficha es una recomendación organizativa, no un formulario obligatorio ni una prueba concluyente. Adjunta solo documentación pertinente y conserva los originales de facturas y contratos.

Vivienda: separa espacio, gastos del inmueble y suministros

Si trabajas desde casa, identifica la superficie total y la parte destinada a la actividad. Explica si existe una zona concreta, qué trabajo se realiza allí y desde cuándo. Aporta título de propiedad o contrato de alquiler, plano o medición y datos de los titulares.

No confundas la comunicación censal con la prueba completa del uso. Declarar una superficie profesional es relevante, pero debe corresponder a los hechos. Si cambias de habitación, amplías el espacio o dejas de utilizarlo, avisa para revisar el efecto.

Los gastos ligados al inmueble y los suministros necesitan análisis separado. Alquiler, intereses, reparaciones y amortización, cuando procedan, no se resuelven aplicando automáticamente la regla específica de agua o electricidad.

Ejemplo de suministros en IRPF

La AEAT explica la regla especial de suministros de la vivienda habitual parcialmente afecta: se aplica el 30 % a la proporción de superficie destinada a la actividad, salvo prueba de un porcentaje superior o inferior.

Supongamos una vivienda de 100 metros cuadrados, con 20 correctamente destinados a la actividad durante todo el periodo. Sobre 2.400 euros de gastos de suministros computables, la proporción es 20 / 100 × 30 % = 6 %. La cuantía resultante sería 2.400 × 6 % = 144 euros.

El ejemplo presupone que se cumplen los demás requisitos y que el importe de gasto computable ya está determinado. No permite deducir el 30 % de toda la factura ni aplicar 144 euros como una deducción directa de la cuota del IRPF.

El IVA de los suministros sigue su propio análisis

No traslades ese 6 % automáticamente al IVA. El criterio del TEAC sobre suministros de inmuebles de uso mixto admite la deducción proporcional a su utilización empresarial en las condiciones analizadas. Deben comprobarse la afectación, el derecho a deducir y el resto de requisitos.

Por tanto, tampoco es correcto afirmar de forma general que ningún IVA de agua, luz o gas de una vivienda parcialmente afecta puede deducirse. Entrega los datos de uso y pide que se explique el criterio aplicado específicamente al impuesto.

Teléfono e internet: identifica líneas y servicios

Una factura que agrupa telefonía, conexión doméstica y varios dispositivos exige desglosar qué se está pagando. Comunica quién utiliza cada línea y si puedes identificar un servicio exclusivamente profesional.

La guía de suministros de la AEAT condiciona la deducción de una línea móvil en IRPF a su utilización exclusiva en la actividad. La adquisición del terminal tiene, además, su análisis como equipo y, cuando corresponda, amortización.

No repartas el total de un paquete familiar por el número de personas sin comprobar que ese método tiene fundamento. Solicitar un desglose al proveedor y diferenciar contratos puede facilitar la prueba futura, pero no transforma retroactivamente el uso privado en profesional.

Vehículos: evita trasladar el 50 % del IVA al IRPF

En IRPF, los turismos están sujetos a reglas exigentes de utilización exclusiva, con excepciones para determinados vehículos y actividades. Llevar una agenda de visitas ayuda a acreditar hechos, pero no cambia por sí misma la norma aplicable.

En IVA, la AEAT explica la presunción general del 50 % para determinados vehículos utilizados en la actividad, con posibilidad de probar un grado distinto y supuestos específicos. Debe existir y acreditarse la afectación al menos parcial; ser autónomo no basta para deducir el IVA de un coche privado.

Prepara contrato de compra o alquiler, características y clasificación del vehículo, actividad desarrollada, desplazamientos, disponibilidad para uso personal y gastos relacionados. No presentes el porcentaje del IVA como si autorizara idéntica deducción del coste en IRPF.

Combustible, reparaciones, aparcamiento y otros conceptos también requieren vinculación y prueba. Una compra de combustible no demuestra por sí sola qué trayectos se realizaron.

Equipos y suscripciones compartidos

Para un ordenador, cámara o herramienta, explica ubicación, usuarios, trabajos realizados y uso privado. Debe analizarse si puede considerarse afecto según su naturaleza y las reglas de cada impuesto.

Si varias personas o actividades comparten una suscripción, aporta contrato, licencias, destinatarios e identificación de la parte facturada. Un reparto interno puede ser útil para gestionar costes, pero no sustituye la correcta facturación ni acredita automáticamente una deducción parcial.

También importa distinguir gasto corriente e inversión. Un equipo duradero puede necesitar seguimiento y amortización, aunque su pago salga de una sola vez. El uso profesional y la forma de distribuir el coste son preguntas diferentes.

Documenta los cambios en vez de repetir el porcentaje

Una proporción que tenía sentido al iniciar la actividad puede dejar de reflejar la realidad. Revisa al menos estos hechos:

• Traslado a un local o a otra vivienda.
• Cambio de superficie efectivamente utilizada.
• Cesión de un equipo a un familiar o incorporación de nuevos usuarios.
• Venta, baja o cambio de destino de un vehículo.
• Inicio de actividades con diferente derecho a deducir IVA.

Comunica fecha y evidencia del cambio. La gestoría debe valorar si afecta al registro, a la deducción o a una regularización. No mantengas una cifra únicamente porque se aplicó sin incidencias en declaraciones anteriores.

Cómo obtener una respuesta útil de la gestoría

Formula la consulta con hechos: «Esta habitación de 20 metros se utiliza exclusivamente para estos trabajos desde esta fecha; adjunto plano, contrato y facturas». Pide una respuesta separada para IRPF e IVA, con el tratamiento, la documentación necesaria y las circunstancias que obligarían a revisarlo.

Guarda esa explicación junto a la ficha. Si se decide no deducir mientras falta prueba, registra el pendiente y cómo se resolverá. El objetivo es que la decisión pueda reconstruirse, no que cada trimestre se improvise un porcentaje distinto.