Qué documentación revisar antes de que la gestoría presente tus impuestos

Antes de que tu gestoría presente los impuestos, comprueba que dispone de todas las operaciones del periodo, que las incidencias importantes están resueltas y que conoces el resultado y la forma de pago. Tu revisión debe aportar hechos que el despacho no puede deducir de una carpeta de facturas.

No necesitas volver a calcular cada casilla. Sí debes saber qué documentación se ha usado, qué asuntos siguen pendientes y qué estás confirmando. Esta guía se dirige a autónomos; los modelos y requisitos concretos deben adaptarse a su actividad, régimen y administración tributaria.

Fija el periodo y las declaraciones que se van a preparar

Pide una relación de modelos con ejercicio y periodo. «Los impuestos de enero» puede referirse a declaraciones del año anterior, informativas anuales y otras obligaciones con alcances diferentes.

Para cada modelo, identifica la documentación de soporte y si su cálculo utiliza datos del trimestre, del año acumulado o de otra referencia. No compares cifras que abarcan periodos distintos sin preguntar por esa diferencia.

Comprueba también si ha cambiado la actividad: nuevo local, trabajadores, servicios a otros países, segunda línea de negocio o cese parcial. Entregar las facturas sin explicar el cambio puede dejar incompleto el análisis de obligaciones.

Prepara un índice de lo entregado y lo pendiente

El índice permite detectar faltantes antes de revisar un resultado fiscal. Incluye tipo de documento, periodo, referencia y estado. No hace falta convertirlo en otra contabilidad: basta con que permita verificar qué ha recibido el despacho.

Bloque	Qué comprobar	Incidencia que conviene señalar
Facturas emitidas	Series, numeración y operaciones del periodo	Anticipos, rectificaciones o ventas pendientes de facturar
Facturas recibidas	Documentos completos y ausencia de duplicados	Factura que falta o llega después del cierre
Cobros y pagos	Relación con operaciones y saldos pendientes	Transferencias propias, préstamos o pagos agrupados
Inversiones y existencias	Compras, uso, bajas y movimientos relevantes	Equipo nuevo o mercancía sin vender
Personal y alquileres	Información de rentas pagadas y retenciones	Alta, cambio contractual o excepción que deba acreditarse
Periodos anteriores	Declaraciones, pagos y saldos trasladables	Rectificación o importe pendiente de compensar

Marca de forma visible los documentos que no existen todavía y quién los solicitará. «Pendiente» debe distinguir una factura no recibida de una operación cuya clasificación se está estudiando.

Revisa ingresos sin limitarte a lo que ha entrado en el banco

Contrasta el registro de facturas con encargos completados, entregas, anticipos y devoluciones. Revisa las series de numeración y explica cualquier salto. No lo rellenes creando documentos que no representan operaciones reales.

Indica qué facturas están pendientes de cobro, cuáles se pagaron parcialmente y qué ingresos bancarios corresponden a otras causas. Una transferencia desde tus ahorros o la entrada de un préstamo no debe confundirse con una venta.

Pregunta qué criterio temporal se aplica a tu actividad y cómo se trata cada operación excepcional. No decidas el periodo de declaración solo por el día en que recibiste dinero o subiste el documento a una carpeta.

Si trabajas con plataformas o intermediarios, aporta el desglose necesario para distinguir ventas, comisiones, impuestos y cobro neto. La transferencia recibida puede ser inferior al importe de las operaciones realizadas.

Comprueba que los gastos tienen documento y contexto

Revisa si las facturas muestran correctamente destinatario, emisor, fecha, concepto e importes. Una factura emitida a otra persona o un justificante incompleto necesita valoración y, cuando proceda, corrección por quien lo emitió.

La AEAT condiciona la deducción de gastos de actividad a su vinculación, justificación y registro. Tener un archivo llamado «factura» no resuelve automáticamente todas esas condiciones.

Añade contexto cuando no sea evidente: proyecto, finalidad profesional, persona usuaria o reparto entre usos. Explica especialmente gastos compartidos con la vida personal, viajes, equipos y operaciones con familiares o entidades vinculadas.

Pregunta cuáles se han incluido, cuáles se han excluido y cuáles requieren amortización u otro tratamiento. Un gasto rechazado por falta de prueba no se arregla reduciendo informalmente su importe a la mitad.

Señala las operaciones que cambian el cierre

Una lista breve de excepciones suele aportar más que volver a enviar toda la carpeta sin explicación. Prepara una ficha para cada asunto significativo:

• Qué ocurrió y en qué fechas.
• Importe y partes implicadas.
• Documentos disponibles y documentación pendiente.
• Cómo se trató inicialmente, si ya se registró.
• Pregunta concreta que debe resolverse.

Incluye anticipos, subvenciones, bajas de activos, impagos, devoluciones, ventas o compras internacionales y documentos relativos a periodos anteriores. No todos exigen ajustes, pero necesitan conocerse antes de presentar.

Si una duda afecta a un plazo próximo, avisa al despacho directamente. Una nota dentro del nombre de un archivo puede pasar inadvertida.

Ejemplo: detectar una compra duplicada antes del envío

Supuesto hipotético. Un autónomo remite 24 archivos de proveedores. El índice muestra que dos corresponden a la misma factura, por lo que hay 23 documentos distintos. Entre ellos, una compra de equipo tiene base de 1.800 euros e IVA de 378: total, 2.178 euros.

El proveedor cobró primero 1.000 euros y después 1.178. Si el despacho recibe la factura y los dos justificantes sin identificar, necesita saber que describen una única compra, no tres gastos.

Antes de presentar, el autónomo comunica el duplicado, vincula los pagos —1.000 + 1.178 = 2.178— y aporta la fecha de puesta en uso del equipo. La gestoría puede entonces analizar inversión, amortización y deducibilidad del IVA según el caso.

El control no consiste en restar automáticamente 1.800 euros al beneficio. Consiste en que el profesional valore una operación completa y una sola vez, con la información necesaria.

Qué pedir del borrador antes de dar conformidad

Solicita una copia identificada del borrador y un resumen comprensible: modelos, periodos, principales cifras, resultado y medio de pago. Si existe una diferencia importante respecto de lo esperado, pide una explicación basada en operaciones o ajustes concretos.

En IVA, pregunta por el importe devengado, el soportado deducible y los saldos anteriores aplicados. En pagos a cuenta del IRPF, comprueba que se hayan tenido en cuenta las retenciones y pagos previos que correspondan. No sumes resultados de modelos distintos como si midieran el mismo impuesto.

La AEAT explica que Pre303 facilita datos y utilidades de ayuda, cuyo alcance depende del perfil y de la información disponible. Que un dato aparezca precargado no elimina la necesidad de contrastarlo con la actividad real.

Deja por escrito el sentido de tu conformidad: confirmación de documentos y hechos, aceptación del resultado explicado e instrucciones de presentación y pago, según el encargo. Una respuesta genérica «todo bien» no aclara qué se ha revisado.

Confirma la forma de pago y la disponibilidad de fondos

Revisa importe, cuenta y fechas. Si deseas domiciliar, comprueba su plazo específico. Verifica que la cuenta seguirá operativa y tendrá saldo suficiente cuando se produzca el cargo.

Si no puedes pagar, comunícalo antes de presentar para estudiar las opciones aplicables. Una solicitud de aplazamiento exige su propia gestión y no equivale a una concesión. No todos los conceptos admiten el mismo tratamiento.

La ayuda de presentación del modelo 303 distingue el borrador de la presentación efectiva y explica diferentes modalidades de ingreso. Por eso, la revisión termina con instrucciones claras y continúa después con los justificantes.

Si queda documentación pendiente, registra la decisión

No ocultes un faltante para cerrar la carpeta. Pide que se determine su relevancia, qué información puede obtenerse y cuál es la actuación correcta dentro de los plazos aplicables.

Cuando llegue un documento después, comunícalo con referencia al cierre afectado. No lo añadas silenciosamente al periodo siguiente: podría exigir otra actuación.

Después del envío, conserva declaración presentada, justificante, información de pago y explicación de incidencias. La carpeta debe permitir saber qué se entregó, qué se decidió y qué se presentó.