Todos, en algún momento, sentimos que el tiempo pasa más rápido de lo habitual y apenas nos llega para poder realizar la lista de tareas que tenemos. Esto es lo más normal. Lo que no es normal es que, de continuo tengamos un problema de escasez de tiempo, ya que entonces lo que no tenemos es ni una buena organización profesional ni personal.
Si te encuentras en el primero de los casos y necesitas sacar el máximo partido al tiempo del que dispones, toma nota de los siguientes consejos y ¡ponlos en práctica!
- Establece las prioridades. Un buen método para resaltar las más importantes y saber cuando se han cumplido es realizar una lista con ellas y el uso de diferentes colores. Por ejemplo, el rojo puede mostrar que se trata de algo prioritario, el naranja de algo importante, el azul de algo sin importancia y el verde que ya se ha logrado.
- Enfócate en realizar aquello que sea productivo y descarta el resto, o postérgalo para cuando dispongas de ratos libres.
- Establece objetivos a cumplir y planes de acción para conseguirlos.
- Si alguna de tus tareas implica realizar llamadas por teléfono, ve preparado a ellas. Ve al asunto y no pierdas el tiempo. Haz uso de las 3 C (claro, conciso y concreto). Una vez que las finalices toma nota de los asuntos importantes tratados y el resultado obtenido.
- Si esas tareas son reuniones, vete preparado con lo que tengas que exponer o los datos que necesites conocer sobre la agenda pautada. No llegues tarde (el tiempo, de todos, es oro).
Súper recomendable, centrarse únicamente en una tarea a la vez. Es muy habitual que queramos hacer varias cosas al tiempo (responder un correo mientras hablamos por teléfono, asistir a una reunión y contestar mensajes de WhastApp mientras habla otro…). Esto lo único que puede provocar es que no acabes ninguna de ellas o que no las finalices con los resultados que esperabas, incluso con fallos.
Y, hay algo, que, aunque no tiene que ver exclusivamente con el trabajo y las tareas a realizar, ayuda mucho. Consiste en tener el espacio de trabajo preparado: ordenado, limpio, con todas las cosas que necesites a mano, bien iluminado y ventilado, etc.
Además, debes de aprovechar esas horas en las que eres más productiv@ para realizar las tareas más complejas o que necesiten más concentración por tu parte. En general, estos momentos suelen ser los primeros de día, ya que es cuando estamos más descansados y con más energía, aunque siempre hay excepciones y nadie mejor que tú para conocer cuál es el tuyo.
Igualmente, debes de respetar los ratos de descanso que tengas establecido, como pueden ser las comidas, un café a media mañana…
Cambiar de hábitos es difícil, pero se puede conseguir. Comienza a practicarlos y al final de día haz una valoración para saber si los has logrado. Si la respuesta es sí, enhorabuena, en pocos días comprobarás que tu productividad aumenta. Si la respuesta es no, no te desesperes, sigue intentándolo, seguro que constancia lo consigues.
María Oriza, Dircom de Spain Business School
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