Documentalista

En la era de la información y el conocimiento, la figura del documentalista se ha vuelto indispensable. Esta profesión, aunque a menudo invisible, es fundamental para la gestión y organización de la información en diversos ámbitos, desde bibliotecas y archivos hasta empresas y medios de comunicación.

¿Cuáles son las funciones del Documentalista?

El documentalista juega un papel esencial en la gestión y organización de la información. Sus tareas abarcan desde la recolección de datos hasta la preservación y difusión del conocimiento. Algunas de sus principales responsabilidades incluyen:

• Recolección y clasificación de información: El documentalista debe recopilar información relevante de diversas fuentes, como libros, artículos, bases de datos y archivos. Esta información se clasifica y organiza para facilitar su acceso y uso futuro. El uso de sistemas de clasificación y software especializado es fundamental en esta tarea.
• Catalogación y archivo: Una de las tareas principales del documentalista es la catalogación de documentos y materiales. Esto incluye la creación de registros detallados que describen el contenido, la autoría y otros aspectos relevantes de cada documento. Estos registros se almacenan en sistemas de gestión documental que permiten su rápida localización y recuperación.
• Preservación y conservación de documentos: Los documentalistas tienen la responsabilidad de garantizar que los documentos se conserven en buen estado a lo largo del tiempo. Esto implica la implementación de técnicas de preservación para proteger los materiales de factores dañinos como la humedad, la luz y los insectos, así como la digitalización de documentos para su preservación a largo plazo.
• Asesoramiento y capacitación: El documentalista también actúa como un asesor para otros profesionales y usuarios que necesitan acceder a la información. Esto puede incluir la capacitación en el uso de herramientas de búsqueda y gestión documental, así como la orientación sobre las mejores prácticas para la gestión de la información.
• Difusión de la información: Parte del trabajo del documentalista es asegurar que la información esté disponible y sea accesible para quienes la necesitan. Esto puede incluir la creación de bases de datos accesibles en línea, la publicación de boletines informativos y la realización de actividades de divulgación para promover el uso de los recursos documentales.

Perfil profesional del Documentalista

El documentalista es un profesional dedicado a la recopilación, organización y gestión de información, con el objetivo de facilitar su acceso y uso. Este perfil requiere una combinación de habilidades técnicas, conocimiento especializado y una gran capacidad de análisis crítico.

Competencias del Documentalista

La profesión de documentalista exige una serie de competencias y habilidades específicas para gestionar y organizar información de manera eficiente. A continuación, te detallo algunas de las competencias clave que un documentalista debe dominar:

• Capacidad de investigación: Un documentalista debe ser hábil en la búsqueda y recopilación de información relevante. Esto incluye no solo el uso de bases de datos y archivos, sino también la capacidad de discernir y evaluar la calidad de las fuentes de información.
• Organización y clasificación: Es crucial que el documentalista tenga habilidades avanzadas en la organización y clasificación de documentos. Esto abarca desde la creación de sistemas de archivo eficientes hasta la implementación de estándares de clasificación y etiquetado que faciliten el acceso a la información.
• Dominio de herramientas tecnológicas: En la era digital, el documentalista debe estar familiarizado con una variedad de herramientas tecnológicas, incluidos sistemas de gestión de documentos (DMS), bases de datos y software de digitalización. La competencia en estas tecnologías es esencial para el manejo eficiente y seguro de la información.
• Conocimiento de normativas y estándares: Es fundamental que el documentalista esté al tanto de las normativas y estándares relacionados con la gestión de documentos y la protección de datos. Esto incluye conocer leyes de privacidad, regulaciones de archivo y estándares internacionales que aseguren el cumplimiento legal y ético en el manejo de la información.
• Habilidades de comunicación: La capacidad de comunicar de manera efectiva es vital para un documentalista. Esto no solo implica la habilidad de redactar informes y documentación clara y precisa, sino también la capacidad de colaborar y coordinarse con otros profesionales, así como de brindar orientación y soporte a quienes necesiten acceder a la información.
• Pensamiento crítico y analítico: Un buen documentalista debe poseer un pensamiento crítico para evaluar la relevancia y la veracidad de la información. Además, la capacidad analítica es esencial para interpretar datos y elaborar estrategias de gestión documental que optimicen el acceso y la conservación de la información.

¿Qué estudios se necesitan para ser Documentalista?

Si alguna vez te has preguntado qué se necesita para ser documentalista, estás en el lugar indicado. La formación académica y las habilidades prácticas son fundamentales para destacar en esta profesión. A continuación, te detallo algunas opciones de estudios y programas de formación que pueden ayudarte a prepararte para una carrera en documentación y gestión de información:

• Grado universitario en Biblioteconomía y Documentación: Obtener un título universitario en Biblioteconomía y Documentación es una ruta común y sólida para quienes desean ingresar al campo. Estos programas abarcan una amplia gama de temas, desde la gestión de archivos y bases de datos hasta la organización de información y la preservación de documentos. Además, suelen incluir formación en tecnologías de la información y la comunicación, esenciales en el ámbito de la documentación moderna.
• Máster en Gestión de la Información y Documentación: Un máster especializado puede ser una excelente opción para aquellos que ya tienen una base académica y desean profundizar en áreas específicas como la gestión de información digital, la archivística o la curación de contenidos. Estos programas suelen ofrecer una combinación de teoría avanzada y práctica aplicada, preparando a los estudiantes para roles más especializados o de liderazgo en el campo.
• Cursos y talleres profesionales: Para aquellos que buscan actualizar sus conocimientos o adquirir habilidades adicionales, los cursos cortos y talleres pueden ser muy útiles. Existen programas enfocados en temas como la digitalización de documentos, la gestión de bases de datos, el uso de software específico para archivistas y documentalistas, o la implementación de estándares internacionales en la gestión de información.

Es esencial recordar que, además de la formación académica, el desarrollo de habilidades prácticas y la creación de un portafolio sólido son cruciales para sobresalir en el mundo de la documentación y gestión de información. La práctica constante y la actualización continua en nuevas tecnologías y metodologías también son clave para mantenerse relevante en esta profesión.

Oportunidades laborales al ser Documentalista

Un documentalista tiene diversas oportunidades laborales en distintos sectores, dependiendo de sus habilidades, experiencia e intereses.

• Archivos y bibliotecas: Trabajando en la organización, conservación y gestión de documentos y colecciones en archivos históricos, bibliotecas públicas o privadas y centros de documentación.
• Centros de investigación: Colaboración en proyectos de investigación, proporcionando acceso y gestión de la información relevante y asegurando la correcta conservación de los datos y documentos.
• Instituciones gubernamentales: Gestión de archivos y documentos oficiales, asegurando su conservación y accesibilidad para la administración pública y los ciudadanos.
• Empresas privadas: Organización y gestión de la información corporativa, incluyendo la creación de sistemas de archivo y la digitalización de documentos para mejorar la eficiencia y la seguridad de la información.
• Medios de comunicación: Trabajando en la gestión de archivos audiovisuales y fotográficos, proporcionando material documental para la producción de contenidos en televisión, radio y prensa escrita.
• Museos y galerías: Gestión de colecciones y archivos históricos, asegurando la correcta conservación y accesibilidad de los materiales para exposiciones y proyectos educativos.
• Consultoría: Asesoramiento a empresas e instituciones en la implementación de sistemas de gestión documental, digitalización y conservación de la información.
• Educación y formación: Enseñanza en universidades y centros de formación especializada, compartiendo conocimientos sobre gestión documental y archivística con futuros profesionales del sector.
• Digitalización y preservación digital: Trabajo en proyectos de digitalización de documentos y archivos, asegurando la preservación a largo plazo de la información a través de tecnologías digitales.
• Gestión de información en línea: Desarrollo y mantenimiento de bases de datos y repositorios digitales, facilitando el acceso a la información y la documentación a través de plataformas en línea.